Beranda / Email

Cara Mengetahui Email Sudah Dibaca atau Belum dengan Mudah dan Akurat

Daftar Isi [Tampilkan]
Cara Mengetahui Email Sudah Dibaca atau Belum dengan Mudah dan Akurat

Dalam dunia digital saat ini, mengirim email saja tidak cukup—Anda juga ingin tahu apakah email tersebut sudah dibaca oleh penerima atau belum. Apakah klien sudah menerima proposal Anda? Apakah atasan sudah membaca laporan mingguan yang Anda kirim? Untuk menjawab semua ini, Anda perlu memahami cara mengetahui email sudah dibaca atau belum, baik menggunakan fitur bawaan maupun bantuan pihak ketiga.

Mengapa Mengetahui Status Baca Email Itu Penting?

Untuk Komunikasi Bisnis dan Follow-up Klien

Mengetahui apakah email Anda dibaca bisa membantu:

  • Menentukan waktu follow-up yang tepat.

  • Menghindari kirim ulang pesan yang sama.

  • Memastikan komunikasi berjalan lancar.

Menghindari Kesalahpahaman dalam Komunikasi

Tanpa notifikasi, Anda bisa mengira email diabaikan, padahal belum terbaca. Fitur pelacakan membantu menjaga ekspektasi.

Apakah Email Biasa Bisa Diketahui Sudah Dibaca?

Keterbatasan Platform Email Tanpa Notifikasi Baca

Layanan email seperti Gmail gratis dan Yahoo Mail tidak menyertakan fitur “Read Receipt” secara default.

Perbedaan dengan Fitur Read Receipt di Aplikasi Chat

Berbeda dengan WhatsApp atau Telegram, email tidak otomatis memberikan tanda centang biru saat terbaca. Anda butuh pengaturan atau ekstensi tambahan.

Cara Mengetahui Email Sudah Dibaca di Gmail

Menggunakan Fitur Read Receipt (Gmail Workspace)

Jika Anda menggunakan akun Google Workspace (dulu G Suite):

  1. Buka Gmail dan klik Tulis Email.

  2. Setelah mengisi penerima, klik tiga titik (More Options).

  3. Pilih Request read receipt (Minta tanda baca).

  4. Saat email dibuka, Anda akan mendapatkan notifikasi.

Catatan: Fitur ini hanya tersedia untuk akun bisnis/organisasi dan tergantung izin admin.

Cek Aktivitas Melalui Google Workspace Admin Console

Admin organisasi dapat memantau log aktivitas email, termasuk status pengiriman, pembukaan, dan balasan.

Cara Mengetahui Email Sudah Dibaca dengan Aplikasi Pihak Ketiga

Gunakan Mailtrack untuk Gmail

  • Mailtrack adalah ekstensi Chrome gratis.

  • Tanda centang satu berarti terkirim, centang dua berarti dibaca.

  • Bisa melihat waktu dan frekuensi pembukaan.

Website: https://mailtrack.io

Gunakan Yesware atau Bananatag untuk Outlook

  • Yesware: Email tracking + analytics + template email.

  • Bananatag: Bisa digunakan untuk Gmail & Outlook, cocok untuk keperluan tim.

Fitur Lain: Hubspot Email Tracker, Streak, dan SalesHandy

  • Hubspot Email Tracking: Gratis, cocok untuk sales & CRM.

  • Streak: CRM terintegrasi di dalam Gmail.

  • SalesHandy: Menyediakan notifikasi real-time saat email dibuka.

Cara Mengetahui Email Sudah Dibaca di Outlook

Aktifkan Delivery & Read Receipt Sebelum Mengirim

  1. Buka Outlook dan klik “New Email”.

  2. Masuk ke tab Options.

  3. Centang:

    • Request a Delivery Receipt

    • Request a Read Receipt

  4. Kirim email seperti biasa.

Notifikasi Pop-up Saat Email Dibuka

Jika penerima tidak menonaktifkan fitur ini, Anda akan mendapatkan notifikasi email masuk yang mengonfirmasi bahwa email Anda telah dibaca.

Perlu Diketahui: Tidak Semua Email Bisa Dilacak

Penerima Bisa Menolak atau Memblokir Pelacakan

  • Beberapa aplikasi atau ekstensi memberikan pilihan “Jangan kirim notifikasi baca”.

  • Email pelacak juga bisa dianggap sebagai spam atau pelanggaran privasi.

Email Client yang Tidak Mendukung Tracking

  • Email yang dibuka di perangkat mobile tertentu atau browser mode privat bisa menghambat pelacakan.

  • Gambar pelacak bisa diblokir secara default.

Tips Mengoptimalkan Email Agar Cepat Dibaca

Tulis Subjek yang Menarik dan Jelas

  • Hindari subjek “Penting” tanpa konteks.

  • Gunakan format yang jelas: “Proposal Proyek ABC – Deadline 5 Agustus”

Kirim di Jam Produktif dan Hari Kerja

  • Jam terbaik: pukul 08.00–10.00 pagi, Senin hingga Kamis.

  • Hindari malam hari atau akhir pekan jika ingin segera dibaca.

Gunakan Bahasa Sopan dan To the Point

  • Hindari email terlalu panjang.

  • Fokus pada satu tujuan utama dan call-to-action yang jelas.

FAQ – Pertanyaan Umum tentang Status Email Dibaca

1. Apakah email biasa (Gmail gratis) bisa mengetahui status terbaca?

Tidak secara default, tapi bisa pakai ekstensi seperti Mailtrack.

2. Apakah penerima tahu kalau saya melacak emailnya?

Tergantung tools-nya. Beberapa memberi tanda atau notifikasi pada penerima.

3. Apakah email tracking legal?

Ya, selama digunakan untuk komunikasi profesional dan bukan penyadapan.

4. Kenapa saya tidak menerima notifikasi meski sudah minta read receipt?

Bisa jadi penerima menolak permintaan baca, atau sistemnya tidak mendukung.

5. Bisa tidak melihat siapa yang baca jika email dikirim ke banyak orang?

Ya, tools seperti Mailtrack atau Yesware bisa menunjukkan siapa saja yang membuka email.

6. Apakah email saya dianggap spam jika menggunakan pelacak?

Jika terlalu agresif atau mencantumkan banyak tracking script, bisa masuk ke folder spam.

Kesimpulan: Gunakan Tools Pelacak, Tetap Profesional

Mengetahui cara mengetahui email sudah dibaca atau belum bukan hanya soal rasa ingin tahu, tapi strategi komunikasi yang efektif. Dengan bantuan Gmail Workspace, Outlook, atau aplikasi pihak ketiga, Anda bisa memastikan pesan penting benar-benar diterima dan dibaca. Namun, tetap gunakan fitur ini dengan etika dan profesionalisme tinggi.